Записи: от создания до оплаты

Как читать календарь

Три вида — Месяц, Неделя и Список; переключатель наверху. Язык пометок во всех трёх одинаковый.

Метки у записи:

розовая «Новая» (бейдж или точка) — клиент записался сам через вашу страницу. Держится 48 часов после записи, чтобы новое не потерялось среди привычного;
жёлтая точка — не оплачено;
зелёная точка — оплачено;
отменённые в месяце не показываются, в неделе — зачёркнуты.

Если у записи сразу несколько признаков, побеждает старший: отменена → новая → не оплачено → оплачено.

Полоса загруженности дня — четыре сегмента: утро (до 12), день (12–16), вечер (16–20) и поздно (после 20). Закрашенный сегмент означает, что в этой части дня есть хотя бы одна активная запись. Отменённые, окна и блоки времени полосу не красят. Рядом — счётчик вида «3 записи · 2 окна».

Заголовок дня кликабельный: тап (на телефоне) или клик (на компьютере) по нему открывает шторку с делами этого дня — не переключая вид.

В списке заголовки дней «липнут» к верху при прокрутке, так что всегда видно, какой день перед глазами. На телефоне фильтры сложены в одну прокручиваемую строку чипов: кабинеты, статусы, услуги и Сбросить. Включённый фильтр подсвечен и показывает выбранное («Статус: Оплачено») — иначе за одной строкой не видно, что список чем-то ограничен.

Создание записи

Три равнозначных способа:

Кнопка «+» — на телефоне справа от нижней панели, на компьютере внизу справа → Новая запись. Есть на Главной, в Календаре, на Клиентах и в карточке клиента.
Тап по свободному времени в Календаре → «Что сделать с этим временем?» → запись, Открыть окно или Заблокировать время.
Из карточки клиента — запись сразу с этим клиентом.

В форме: клиент (поиск по имени — почта и телефон подставятся из карточки), услуга (подставляется базовая услуга клиента или основная услуга кабинета), валюта, дата и время, повтор, заметки.

Окно отмены

После сохранения внизу появляется уведомление с кнопкой Отменить (по умолчанию 10 секунд). Пока оно видно — письмо клиенту ещё не ушло. Успели отменить → записи и письма нет. Не успели → письмо отправлено.

Если почта или телефон уже заняты

Когда введённый контакт принадлежит другой карточке, ОКНА спросят: «Такой email (телефон) уже есть у другого клиента» — и предложат Использовать «Имя» (запись уедет в существующую карточку) или Создать новый профиль.

Новый профиль теперь сохраняет контакты: телефон записывается всегда (по нему человека найдут в следующий раз), почта — если конфликт был не по ней. Если адрес уже занят, появится предупреждение «Почта осталась у другого клиента — в новой карточке только телефон». Подробнее — Клиенты.

Клиент не получит напоминаний

Если у клиента нет ни почты, ни подключённого бота, в карточке записи видна плашка «Уведомления не подключены» с пояснением «Ни напоминание о сессии, ни ссылка на оплату не уйдут» и кнопкой Добавить email — адрес сразу сохранится в карточку клиента и подтянется в записи.

Телефон каналом не считается: SMS в ОКНАх нет. Если есть только он, плашка так и напишет — «Есть только телефон…».

Повторы и серии

Серию можно задать сразу при создании записи — блок «Повтор» под датой и временем:

Как часто — Не повторять · Еженедельно · Раз в 2 недели · Ежемесячно.
Заканчивается — Число раз (сколько всего повторов) или Повторять до (дата).
Ниже — живое превью: перечислены конкретные даты будущих встреч, так что видно, что получится, ещё до сохранения.

Из уже созданной записи (её карточка):

На следующую неделю — копия записи через 7 дней.
Повтор → Повторить — создать N записей — серия с той же частотой и тем же превью. Занятые даты пропускаются, после создания в уведомлении будет «Пропущено: N».
Новая с этим клиентом — новая запись на любое время.

Серия приходит клиенту одним письмом с приглашением-календарём на все встречи сразу.

Перенос

Карточка записи → Перенести (или отредактируйте дату/время). Для записи из серии спросят масштаб: Только эту или Эту и последующие.

«Эту и последующие» двигает открытую встречу и все, что позже неё; более ранние занятия серии — в том числе будущие — остаются на месте.

Клиент и вы получите письмо «Время записи изменено» (старое время — зачёркнуто). Ссылка на оплату, если была, продолжит действовать до нового начала сессии.

Перенести запись в прошлое или на занятое время нельзя — календарь подскажет конфликт.

Отмена

Карточка записи → Отменить запись. Для серии спросят масштаб:

Только эту — одна встреча;
Эту и последующие — открытая встреча и все, что позже неё;
Вся серия — все будущие встречи; уже завершённые и оплаченные не трогаются.

Клиент и психолог получат письмо об отмене. Отменённая запись остаётся в календаре зачёркнутой. Если отменена только часть серии, у клиента в календаре исчезнут именно эти встречи, а остальные останутся.

Если запись создана по ошибке (мисклик) — отменяйте сразу: такие отмены не портят статистику отмен клиента.

Отметка оплаты

В карточке записи — переключатель Оплачено:

Оплачено в … — выберите валюту (₽/€/$). Сумма зафиксируется по личному тарифу клиента, а если его нет — по цене услуги.
Снять отметку об оплате — вернуть «Не оплачено».

Если подключён приём оплаты и клиент платит по ссылке — отметка ставится автоматически, вам придёт уведомление «клиент оплатил».

Блокировка времени

«+» → Новый блок или тап по времени → Заблокировать время: интервал или весь день, причина, иконка и цвет, повтор (например, обед каждый день). Заблокированное время недоступно для записи и самозаписи.

Окно под блоком. Если блок лёг поверх уже открытого окна, окно не удаляется, но и не работает: клиент его на странице записи не видит и занять не может. В календаре такое окно нарисовано приглушённо и подписано «перекрыто блоком» (в сетке — ещё и пунктиром). Сняли блок — окно тут же вернулось в строй, восстанавливать вручную нечего.

Частые вопросы

Чем «Открыть окно» отличается от записи? Окно — это свободный слот для самозаписи клиентов с вашей публичной страницы. Запись — конкретная встреча с конкретным клиентом.

Клиент не получил письмо. Проверьте почту в карточке клиента и раздел Уведомления → Журнал писем — там видно, что и кому ушло, и можно отправить повторно. Если в карточке записи горит «Уведомления не подключены», письма и не было: клиенту некуда его отправить.